Det sägs att det kinesiska tecknet för kris står för två ord: fara och möjlighet. Under en period fylld av krishantering tar People Pioneers fasta på det senare. Vi talar, givetvis, om coronaviruset. Tre pionjärer som har agerat snabbt är Marina Hedman, CHRO på Paradox Interactive, Lena Köpcke, Chief of People and Culture på Fishbrain och Maria Nylén, Chief People & Culture Officer på Blocket. 

Vi har alla följt utvecklingen. De första stegen togs för flera veckor sedan, när fler och fler införde en policy för frivillig karantän. Globala, svenska jättar som H&M, ICA Gruppen och IKEA var snabba på att agera. Fjortondagarsregeln blev ett nytt ord på allas läppar. Men inte har det undgått någon hur det hela har snabbspolats de senaste dagarna. 

Ett helt näringsliv läste orden som Spotifys Daniel Ek skrev i en tweet: “Vi har alla en skyldighet att fördröja spridningen av viruset och därmed det förväntade trycket på vårt sjukvårdssystem. Jag hoppas att andra företag i Sverige följer efter.”. Följde gjorde många, bland annat Schibsted, Kry och Pricerunner.

DE VÄLKÄNDA STRUKTURERNA I EN NY KONTEXT

Men att verksamheten skulle stå still bara för att medarbetarnas geografiska position är out of office är långt ifrån sant. Tack vare digitala medel möjliggörs det för många att fortsätta sitt arbete på distans. Med hjälp av starkt ledarskap och en HR-funktion i täten kan situationen hanteras på effektivt sätt.

Marina Hedman, CHRO på den svenska, börsnoterade speltillverkaren Paradox Interactive, har agerat i sant People Pioneers-manéer. Paradox Interactive gick nyligen ut med att har ombett sina femhundra medarbetare att jobba hemifrån.

– Vi är ett globalt företag och behöver nå ut till samtliga länder på ett effektivt sätt. Vi har haft som strategi att vara väldigt transparenta och ärliga i den här situationen samt att kommunicera ofta – och då minst en gång per dag till all personal. Detta har mottagits mycket positivt bland våra chefer och medarbetare. 

– Vår kultur är viktig för oss och vi kommer, som exempel, att fortsätta med vår Social Hour som vi har varje fredag  klockan tre. Nu kör vi den helt remote via Discord.

Hon berättar om de nya rutinerna kring kommunikation till stor del bygger på befästa processer och kulturella, för medarbetarna välkända, moment. 

– Vi har valt Slack som informationskanal för detta då den är det mest naturliga för vår personal. Vår kultur är viktig för oss och vi kommer, som exempel, att fortsätta med vår Social Hour som vi har varje fredag klockan tre. Nu kör vi den helt remote via Discord och försöker skapa samma känsla av samhörighet och umgänge, fast med digitala verktyg, berättar Marina.

SAMLAR TEAMET FÖR DIGITAL YOGA

Lena Köpcke, Chief of People and Culture på Fishbrain, berättar om att beslutet – som togs i onsdags lunch – togs snabbt. 

– Vi bestämde oss för att köra på precis som vanligt, men online. För oss är det här även ett test för att se hur bra vår verksamhet fungerar remote. Som start gick vi ut med tydliga guidelines till medarbetarna om hur man jobbar remote. Man har på videoläget, fortsätter att komma i tid och ska – så mycket som det är möjligt – tänka att man är på jobbet. Vår vd är väldigt aktiv på Slack.

Fishbrains anställda har stöttat varandra genom hjälpsamma råd och kreativa lösningar.

– En av våra medarbetare har jobbat hemifrån under tio års tid, han har delat med sig till alla av flera värdefulla tips. Om vikten av att låtsas att man ska gå till jobbet; att gå upp i samma tid, äta sin frukost och skapa en dedikerad arbetsplats hemma som sedan plockas ned efter arbetstid, säger Lena och fortsätter:

– Vi har faktiskt precis, alldeles nyss, haft yoga remote. En av våra utvecklare är certifierad yogalärare och höll ett pass för alla online klockan åtta. Det var jätteroligt, men också viktigt. Känslan många har är att man är lite inlåst hemma – att se varandra via video i dessa tider är extra viktigt. Det här är inte samma sak som att jobba hemma en dag, det är en annan situation. 

Nya krav ställs på ledarskapet, i det virtuella kontoret. 

– Jag tror att man måste försöka anpassa sitt beteende efter hur en vanlig dag på kontoret fungerar; man kommer in, hälsar, säger hejdå innan man går. Men man bör addera extra kontaktytor. Jag och mitt team har bestämt att vi ska checka in femton minuter om dagen för att stämma av läget, hur vi mår. Sedan har vi one on one’s också, som vanligt. Utöver det – en av våra konsulter jobbar sin sista dag idag och vi hade planerat tackfika – självklart gör vi det digitalt istället. En onlinetackfika.

På Fishbrain är trettio nationaliteter representerade på åttio medarbetare. 

– Det gör att det blir extra viktigt att checka in med dem. Många har flyttat till Sverige för att jobba på Fishbrain, de har inte sin familj med sig. Jag tror att video spelar en viktig roll i att minska känslan av ensamhet.

SKVALLRA VID DEN DIGITALA KAFFEMASKINEN

Även på Blocket var man snabba med att skapa en Blocket Remote Emergency Plan, berättar Maria Nylén, Chief People & Culture Officer. Sedan innan har de erfarenhet av distribuerade team och har nu skapat en grupp som ansvarar för att sätta ihop en Blocket Playbook.

– Vi kommer att tillhandahålla guidelines men sedan kommer alla team att äga way of working. Teamen löser själva sina uppdrag på bästa sätt, säger Maria. Hela vår kundservice jobbar remote men i Whereby, vilket gör att de har kollegorna i digitala rum bredvid sig. 

Man har även flyttat kaffemaskinen in i den digitala världen. Det finns ett öppet rum som kallas Coffee-machine, där kollegorna kan ta en kaffepaus snick-snacka med varandra. 

– Vi lär oss varje dag och testar nya saker, fortsätter Maria. I allt som sker är jag stolt över alla Blocketeers och vår kultur som gör att vi löser det som uppstår tillsammans!

Medan mötesrummen töms ökar närvaron i Slack, Teams, Hangouts och Skype. Även om coronaviruset är på allas näthinna – ta inspiration av pionjärernas sätt att hantera situationen. Inför en virtuell förmiddagsfika, kom ihåg att fira teammedlemmar som fyller år och skapa lugn genom kontinuerlig kommunikation. 

HR spelar onekligen en nyckelroll i att vända fara till möjlighet. Vi hejar på er!