VÄLKOMMEN TILL OSS PÅ PEOPLE EXPERIENCE!

Vi hoppas att du ska trivas bra hos oss som arbetsgivare och med våra kunder som din arbetsplats. För att du ska få så goda förutsättningar i ditt konsultuppdrag som möjligt är det viktigt att du läser igenom och tar del av detta underlag. Självklart är du alltid välkommen att kontakta en av oss i inhouse-teamet om du har några frågor kring innehållet i denna handbok eller övriga frågor!

Syfte

Syftet med PX-kompassen är att tydliggöra de förväntningar som finns mellan People Experience, dig som konsult och kunden i fråga genom uppdragsperioden. PX-kompassen utgör även regelverk och riktlinjer för hur rutiner fungerar för dig som medarbetare i vardagen på People Experience. PX-kompassen behandlar generella regler för hela People Experience. Eventuella individuella överenskommelser regleras i respektive medarbetares anställningsavtal. Gällande anställningsavtal och lagstiftning går före detta dokument.

OM OSS

Vilka är People Experience?

People Experience grundades 2017 av Anna Strid och Åse Swedin, båda med gedigen erfarenhet från HR/rekrytering, omfattande nätverk inom området samt stor passion för att bidra till att skapa starka kandidat- och medarbetarupplevelser, därav namnet People Experience.

Organisation & Personalförteckning

Åse och Anna har ett delat VD-skap i praktiken, men officiellt står Åse som VD och Anna som styrelseordförande. På People Experience arbetar 4 medarbetare in-house och cirka 20–30 uthyrda konsulter.

Setly är vår löne- och redovisningsbyrå och hos dem finns alltid en aktuell personalförteckning. Det är varje medarbetares ansvar att själv uppdatera sina kontaktuppgifter mm. till Setly för att försäkra att exempelvis administration av löner fungerar.

UPPLEVELSEN I CENTRUM

People Experience är en personlig, innovativ och högst engagerad boutiquebyrå som är specialiserad inom det område där vår passion och erfarenhet är som störst – nämligen HR.

Vi finns alltid där för våra kunder och konsulter, oavsett om det handlar om faser av tillväxt eller omställning och är 100% nischade inom HR i våra tillsättningar – Både när det handlar om det interima eller permanenta lösningar.

Vi kommer aldrig bli den stora spelaren med ett standardiserat erbjudande. Det är en del av vår strategi – att arbeta nära våra kunder och bygga långsiktiga relationer samtidigt som vi utvecklar skräddarsydda lösningar utifrån kundens behov och framtida riktning. Vi är en liten boutiquebyrå med ett stort nätverk av HR-talanger och kunder vilket gör att vi kan leverera kvalité och effektivitet samtidigt som vi fortsätter vara flexibla, kreativa och agila i vårt arbetssätt.

Konsultlösningar inom HR

Vi erbjuder skräddarsydda, flexibla och kostnadseffektiva konsultlösningar på alla nivåer inom HR-området – på deltid eller på heltid, för korta eller långa uppdrag. Vi kan HR-målgruppen utan och innan och utökar dagligen vårt nätverk med konsulter för framtida uppdrag – något som gör oss både snabba och träffsäkra i tillsättningen.

Rekryteringar inom HR

Vår tydliga nisch, proaktiva bearbetning och egna bakgrund inom HR gör oss både effektiva, kvalitativa och träffsäkra i processen. Våra rekryteringsprocesser inkluderar alltid både search och riktad annonsering och kännetecknas av vårt genuina engagemang, nära dialog och täta återkoppling. Vi arbetar systematiskt med såväl testverktyg, urvalsfrågor, intervjuer och referenstagning – oavsett om processen är fysisk eller 100% digital.

PX Growth Program

Med PX Growth Program erbjuder vi ett skräddarsytt, datadrivet och konkret PT-program för karriär och utveckling. Med riktigt vassa och erfarna coacher och KBT-terapeuter, forskningsbaserade tester för drivkrafter och karaktärsdrag samt en systematisk metodik rustar vi talanger för nästa steg – oavsett om det är inom organisationen eller utanför.

VISION, VÄRDEGRUND & MISSION

People Experience är byggt på tre grundpelare: vår vision, värdegrund och mission.

Vad gäller vår vision vill vi vara den självklara partnern för all tillsättning inom HR och den främsta platsen för HR-talanger. Värdegrunden är byggd på tillit, glädje, välmående och även självledarskap. Detta kommer att förklaras vidare senare. Sist men inte minst, vår mission är att bygga starka medarbetarupplevelser genom rätt HR expertis!

VÄRDEGRUND

Självledarskap

Vi tar egna initiativ

Vi har en stark egen inre motor, vi lyfter blicken, ser till helheten och kommer med egna initiativ och lösningar på våra kunders utmaningar.

Vi känner ägandeskap

Vi äger våra egna processer/projekt och leveransen av dem. Vi flaggar för eventuella hinder eller när ytterligare förutsättningar kan komma att behövas. Vi tar stafettpinnen och leder våra kunder och kandidater på ett tryggt, professionellt och lyhört sätt med löpande uppföljning och tät, rak dialog.

Vi är snabba till handling

Vi är både dedikerade och fokuserade med handlingskraft såväl som vana vid att snabbt sätta oss in i nya kontexter och agera/prioritera trots högt tempo. Vi är lösningsfokuserade och flaggar för när tidplaner eller leveranser känns orimliga.

Glädje

Vi bemöter andra med glädje

Vi är glada och stolta att få göra det vi gör och vi strävar alltid efter att alla ska känna glädje i mötet med oss, oavsett om det är en kollega, kund eller kandidat.

Vi är fullt engagerade

Vi gör avtryck med vår positiva energi och vårt dedikerade fokus i både mötet med andra och genom hela processens gång.

Vi ger och söker återkoppling

Vi skapar förutsättningar för andra att växa genom att berömma varandra så ofta vi kan och regelbundet ge och ta emot konstruktiv feedback på sådant som kan förbättras.

Välmående

Vi är välkommande

Vi vill bidra till ett arbetsliv som speglar en bredd av individer och kompetenser, genom att vara inkluderande och se till att alla får möjlighet att vara med och bidra.

Vi tar hänsyn

Vi förstår vikten av en sund och balanserad livsstil för en hållbar och träffsäker prestation, och har var och ens behov och välbefinnande i åtanke när vi lyssnar, svarar och agerar.

Vi bryr oss

Vi finns där och ger varandra stöd och uppmuntran i det dagliga arbetet. Vi är noga med att löpande fråga hur andra mår och säkerställa att vi har tid att aktivt lyssna på svaret.

Tillit

Vi är pålitliga

Vi har fått ett stort förtroende från olika uppdragsgivare. Det är vi stolta över och strävar efter att förvalta och utveckla det förtroendet på bästa sätt. Vi ser alltid till att ge bästa möjliga svar på frågor vi får, och vet inte svaret så ser vi till att ta reda på det.

Vi tar ansvar

Vi tar proaktivt ansvar för det som ännu inte hänt och bedömer konsekvensen av olika handlingar och beslut. I litet såväl som stort. Mänskligt såväl som affärsmässigt. Om något går snett tar vi konsekvenserna, tar lärdom och löser problemet.

Vi håller oss à jour

Vi håller oss uppdaterade kring näringslivet och inom HR-området.

ANSTÄLLNING HOS OSS

Vanliga skäl till varför kunder hör av sig till oss med förfrågningar om konsultlösningar är när de behöver täcka upp vid exempelvis arbetstoppar, föräldraledigheter eller expansiva perioder. Tillsammans genomför vi i sälj- och leveransteamet, ett uppstartsmöte med kunden där vi kartlägger behov vilket sedan ligger till grund för urvalet.

Anställningsform

Som konsult hos People Experience har du, om inget annat avtalas, en allmän visstidsanställning under tiden som uppdraget pågår. Anställningen avser ett tidsbegränsat behov där villkoren speglar avtalet mellan People Experience och kunden ifråga. I samband med anställningen hos People Experience upprättas ett anställningsavtal där anställningsvillkoren för det specifika uppdraget anges.

Anställning hos People Experience

Att vara konsult hos People Experience innebär (om inget annat har avtalats) att du har 25 dagars semester, betalda röda dagar och övertidsersättning om arbetstiden överskrider 40h/vecka. Anställningsförhållandet omfattas ej av något kollektivavtal. Samtliga rättigheter till resultatet av det arbete du som konsult utför åt kunden ska tillhöra kunden om inte annat följer av tvingande lagbestämmelse. Under all tid som du är ute på uppdrag tillämpas de, på den aktuella arbetsplatsen, gällande arbetstidsbestämmelserna.

Tidsrapportering och Fakturering

People Experience samarbetar med PE Accounting, som är vår redovisnings- och lönebyrå. Det är till P:E Accounting som du rapporterar dina arbetade timmar senast den sista dagen i varje månad.

Eventuella utlägg i tjänsten ersätts mot kvitton eller andra verifikationer. Viktigt här är att kunden har godkänt dina utlägg i förväg och om du har några eventuella timmar som du har behövt jobba utöver den angivna arbetstiden eller sysselsättningsgraden för det aktuella konsultuppdraget.

Läs mer om vad som gäller för dig:

Arvode

Arvode utbetalas månadsvis i efterskott utifrån självfakturan du skapar i P:E Accountings system/app. Detta innebär att arvode som inarbetas under en månad, utbetalas 30 dagar senare.

Övertidsersättning utgår vid mer än 100% arbete om övertiden är sanktionerad av kunden (om inget annat har avtalats). Som konsult hos People Experience har du betalda röda dagar vilket kommer att visas på lönespecifikationen. Vidare har du även möjlighet till individuellt pensionssparande inkluderat i din lön. Detta kan avtalas om vid anställningens start och kommer att redovisas på din lönespecifikation.

LÖN

PROJEKTRAPPORTERING

Inlämnas: Månadens tidrapport skickas in senast den sista dagen i varje månad. Ett tips är att fylla i din tidrapport & godkänna den i systemet vid slutet av varje arbetsvecka. Skulle det vara så att du vill göra ändringar efter du har godkänt rapporten, kan du fortfarande göra det innan sista dagen på månaden.

Attesteras: 1:a varje månad

Fakturabetalning: 30 dagar senare

DATUM

Semester

Som konsult har du rätt till 25 dagars semester där förskottssemester tillämpas. Hur många dagar av dessa som är betald repektive obetald semester avgörs av hur stor del av intjänsandeåret du varit anställd. Intjänandeåret räknas fr.o.m. den 1 april t.o.m. den 31 mars året därpå. Semesteråret (uttagsåret) är den därpå följande 12-månadersperioden. Efter fem års anställning efterskänkes uttagen förskottssemester. Om anställningen avslutas inom fem år blir Arbetstagaren återbetalningsskyldig. Vid uttag av semester kommer du överens med kund om detta.

Under löpande semesterår tas intjänade dagar ut i semesterdagar och således betalas dagarna ej ut i lön. Om du vid semesterårets slut (per 31 mars) har kvarvarande semester outtagen har du rätt att spara 5 dagar till nästa år, även dessa tas endast ut i semesterdagar. Kvarvarande semester utöver de 5 som är tillåtna att spara betalas vid semesterårets slut ut i pengar. Likaså, kvarvarande och sparad semester som ej tagits ut vid anställningens upphörande utges i betalning vid slutlön. Om du skulle ha oturen att bli sjuk inför eller under sin semester, så har du enligt semesterlagen rätt att avbryta sin semester, för att i stället ta ut den vid ett senare tillfälle. Meddela din konsultchef omgående om detta sker.

Permission

Permission innebär kort ledighet med bibehållen lön under normalt sett högst en dag.

Permission beviljas för:

Eget bröllop
Nära anhörigs frånfälle
Nära anhörigs begravning

Som nära anhörig räknas make/maka, registrerade partnerskap, sammanboende under äktenskapliknande förhållanden, barn, syskon och föräldrar

Föräldraledighet

Om du skall vara föräldraledig, med eller utan föräldrapenning, skall du anmäla detta skriftligen till din personalansvarig minst 2 månader före ledighetens början. Anmälan skall innehålla uppgift om hur länge du planerar vara ledig och i vilken omfattning.

Vård av barn

Om du är hemma från arbetet på grund av tillfällig vård av barn ska du meddela din konsultchef och kunden enligt samma rutin som vid sjukfrånvaro (se nedan).

Sjukdom

Vi vill att våra konsulter ska må bra. Därav har vi löpande samtal mellan konsultchef och konsult för att säkerställa en nära kommunikation vid eventuell sjukdom. Om du blir sjuk ska du sjukanmäla dig till konsultchefen och kunden du jobbar hos innan arbetsdagens början. När du är frisk anmäler du detta dagen innan du börjar arbeta eller senast samma dag kl 07.00.

För att erhålla sjuklön i enlighet med gällande sjuklönesystem gäller följande:

Sjukanmäl dig till konsultchef och kund innan arbetsdagens start
Rapportera din sjukfrånvaro på din tidsrapport till Setly
Från och med 8:e kalenderdagen i sjukperioden krävs läkarintyg. En kopia av sjukintyget skickas till din konsultchef. Behåll orginalet själv.
Är du sjuk mer än 14 dagar ska du omgående meddela din konsultchef detta. Din konsultchef meddelar i sin tur försäkringskassan. Läkarintyget, i orgional, skickar du till försäkringskassan. En kopia skickas till din konsultchef.

Sjuklönelagen är tillämplig för de första 14 kalenderdagarna. People Experience betalar då sjuklön. Dag 1-14 betalas 80% av din lön av People Experience. Från första sjukdag tillkommer ett karensavdag på 20% av genomsnittlig veckoersättning, dvs. ingen sjuklön betalas för första sjukdagen. Fr.o.m dag 15 utbetalas sjukpenning från Försäkringskassan. Du ansöker själv om det genom att gå in på Försäkringskassans hemsida.

Tystnadsplikt och sekretress

Som konsult är det oerhört viktigt att du är medveten om att dina arbetsuppgifter kan komma att innefatta konfidentiell information och att sådan inte får yppas för utomstående. Med information avses t.ex. men inte uteslutande, företagshemligheter, kunduppgifter, know-how, organisationsinformation, strategier och information om samarbetspartners och annan information med anknytning till anställningen som People Experience och kunden förser dig som konsult med före, under eller efter avtalets ingående, oavsett form och avsett i vilket medium sådan information överlämnas. Som medarbetare och konsult ska hålla all sådan information som kommer till den Arbetstagarens kännedom strikt konfidentiell.

Uppsägningstid

Om du på egen begäran vill sluta på People Experience behöver du ta din uppsägningstid i beaktning. Uppsägningstiden hos People Experience är ömsesidig och vanligtvis 1 eller 2 månader om inget annat har avtalats. Din uppsägningstid hittar du i ditt anställningsavtal med oss. Du är enligt lag skyldig att beakta uppsägningstiden och om du avbryter din anställning utan att ta hänsyn till denna kan du bli skadeståndsskyldig gentemot People Experience. Informera din konsultchef med en skriftlig uppsägning om du önskar att säga upp dig. Efter det tar din konsultchef det vidare med kunden.

Du är People Experience hos kunden

Ute hos kunden är du vår främsta ambassadör och garanti för vår kvalitet och professionalism. Vi är stolta över att just du representerar oss och vill försöka göra det så tydligt och enkelt som möjligt för dig i rollen som konsult och vad som kan vara viktigt att tänka på ute hos kund. Vi finns endast ett samtal bort vid minsta lilla fråga.

Yrkesmässig etik

”Trustworthy” ett ett av våra främsta värdeord. Det är viktigt att vi utför vårt uppdrag på ett professionellt sätt och att våra konsulter delar en hög yrkesmässig etik. På varje uppdrag är det viktigt att:

Utföra varje uppgift med professionell omsorg
Aldrig delge utomstående eller obehöriga känslig information om kunden, som du fått del av genom dina arbetuppgifter.
Inte uttala dig i medier eller sociala medier på ett sätt som kan skada kunden eller People Experience.
Hålla arbetspapper, rapporter m.m. strikt konfidentiella i sådana fall där innehållet bedöms vara känsligt.
Du ägnar dig åt dina arbetsuppgifter och inte pratar med kund om detaljer kring din anställning. Detaljer och frågor kring din anställning (t.ex. semester, lönefrågor mm.) tar du med din konsultchef.
När du är ute på uppdrag är det naturligt att du får frågor om People Experience och vår verksamhet. Det är ett utmärkt sätt för dig att sprida kunskapen om vårt företag. Om det kommer en fråga som du blir osäker på svaret på, då är det bara att vända dig till en av oss inhouse så kan vi hjälpa med svar!

PERSONUPPGIFTSPOLICY

Då du anställs hos People Experience kommer dina personuppgifter behandlas i olika fall och för olika ändamål. Nedan följer information om behandlingen samt information om dina rättigheter som konsult hos People Experience. Vi kommer att behandla dina personuppgifter i enlighet med gällande lagrum.

PERSON-UPPGIFTSPOLICY

Behandling av personuppgifter på People Experience

People Experience kommer att behandla bl.a. ditt namn, personnummer, kontakt- och löneuppgifter för attt fullgöra anställningsavtalet med dig och för att fullgöra sina rättsliga skyldigheter. Behandlingens ändamål är främst personaladministration, till exempel att identifiera dig och din anställning. Personuppgifter för ovannämnda ändamål kommer att sparas under hela din anställning. Personuppgifterna kommer även sparas efter att din anställning avslutats under så lång tid som eventuella rättigheter och skyldigheter på grund av anställningen kan uppkomma. Om du har synpunkter på hur vi hanterar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss inhouse på People Experience.

Externa mottagare av personuppgifter

Dina personuppgifter kommer att behandlas med omsorg. Vår externa lönebyrå Setly kommer att behandla dina personuppgifter för att kunna upprätta och skicka lönespecifikationer, administrera lön, andra ersättningar och förmåner.

Kunden (din arbetsledare) kommer att få ta del av ditt CV under tiden som de söker en konsult i tillsättningsprocessen hos oss. Kunden kommer däremot inte att kunna behålla ditt CV då vi endast skickar en tidsbegränsad länk. När tiden för visning av länken går ut, har kunden inte längre tillgång till ditt CV.

Dina rättigheter som registrerad hos People Experience:

När People Experience samlar in och behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter. Du har rätt att:

Begära ett utrdrag över de personuppgifter företaget behandlar samt på vilket sätt de behandlas;
Begära rättelse av eventuellt felaktiga uppgifter:
Begära att bli raderad. Detta kan dock endast genomföras förutsatt att förtaget inte har rätt att behålla uppgifterna på någon laglig grund;
Begära att behandligen under vissa omständigheter begränsas, t.ex. under tiden en fråga om huruvida uppgifter är korrekta eller inte utreds;

Säkerhet

People Experience vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att förhindra och begränsa risker som är förknippade med att utge personuppgifter såsom obehörig åtkomst, avslöjande, missbruk, förändringar och förstörelse. Endast behörig personal bundna av sekretess har tillgång till identifierbara personuppgifter.

För ytterligare och mer fördjupad information, vänligen ta del av ”integritetspolicy” och ”internpolicy GDPR” under fliken GDPR här på portalen:

ARBETSMILJÖPOLICY

People Experience har tillsammans med kundföretaget ett delat ansvar för att du som anställd inte utsätts för ohälsa eller olycksfall på arbetsplatsen. Kundföretaget skall se till att du som inhyrd arbetstagare inte utsätts för risk för ohälsa eller olycksfall och ska vidta de skyddsåtgärder som behövs i arbetet.

ARBETS-MILJÖPOLICY

Förhållandet Arbetsgivare och arbetsledare

Under din anställning (som konsult) är People Experience Arbetsgivare medan kunden är arbetsledare som säkerställer att rätt förutsättningar finns för att det dagliga arbetet utförs på ett professionellt, säkert och hållbart sätt i en god arbetsmiljö. Kunden erbjuder dig nödvändig arbetsutrustning, introduktion och arbetsledning samt en kontorsplats som blir din primära arbetsplats. Som konsult omfattas du av löpande avstämningar med ansvarig konsultchef för att säkerställa trivsel och att arbetet kan utföras med rätt förutsättningar.

Löpande samtal med konsultchef

Vid samtal diskuteras, utöver framdrift eller eventuella utmaningar i själva utförandet av uppdraget, både den fysiska och den psykiska/sociala arbetsmiljön såsom trivsel och relation till kunder och kollegor, liksom relationen mellan konsultchef och konsult. Det är bådas ansvar att föra fram sina synpunkter på ett konstruktivt sätt.

Skyddsombud

Det finns alltid en medarbetare inhouse hos People Experience som agerar skyddsombud (se portalen för namn och kontaktuppgifter till skyddsombudet).

Skyddsombudet (arbetsmiljöombudet) är arbetstagarnas valda ombud i arbetsmiljöfrågor, men har inget eget ansvar för arbetsmiljön. Skyddsombudet deltar vid planering av alla frågor som berör arbetsmiljön och fungerar som arbetstagarnas representant. Det kan exempelvis handla om: hur nya arbetsmetoder ska införas, förberedelser för en omorganisation samt psykiska och sociala frågor som exempelvis stress och utbrändhet. Dessutom ska skyddsombudet kontrollera att arbetsgivaren uppfyller de krav som finns på ett systematiskt arbetsmiljöarbete.

Samrådsmöten

Vi har regelbundna samrådsmöten. Samrådet är ett forum där frågor av arbetsmiljökaraktär kan lyftas, för att både förebygga risker och åtgärda problem inom både fysisk arbetsmiljö och psykisk ohälsa. Vill du komma med synpunkter på arbetsmiljön? Mejla skyddsombudet (se portalen för kontaktuppgifter) med din synpunkt. I forumet sitter representanter för arbetsgivarsidan och arbetstagarsidan. Samrådsgruppen sammanträder fyra gånger per år: mars, juni, september och december.

Konsultens skyldigheter

Som uthyrd kommer du i kontakt med många olika typer av kundföretag. Dessa har olika krav på sig att följa de lagstadgade skyddsföreskrifter som finns för arbetsuppgifterna på arbetsplatsen. Dessa skyddsföreskrifter gäller både för dig som inhyrd och för kundens anställda. Det innebär att du som uthyrd skall följa dessa och använda den skyddsutrustning som arbetet kräver

Det är viktigt att du omgående kontaktar din konsultchef vid:

Olyckor i arbetet (arbetsskada)
Situationer i arbetet som skulle kunna ha resulterat i olycka (tillbud)
Arbetsmiljö som verkar fel eller direkt farlig. Du och din konsultchef gör sedan en arbetsskadeanmälan eller tillbudsanmälan tillsammans till Försäkringskassan.

Vid allvarliga olyckor eller i situationer där en allvarlig skada hade kunnat uppstå är det extra viktigt att kontakta din konsultchef omgående. Exempelvis om många skadas samtidigt eller om något sker som skulle kunna ha orsakat dödsfall eller krävt akutvård (benbrott, omfattande kyl- eller brännskada, svår blödning, skada på inre organ, nervskador mm.). Vid sådana situationer har People Experience en skyldighet att anmäla händelsen till Arbetsmiljöverket inom 24 timmar.

Arbetsutrustning

Kunden (dvs. din arbetsledare) står för den arbetsutrustning som krävs för att du som konsult ska kunna utföra dina arbetsuppgifter. Då kundens kontor är den primära arbetsplatsen (om inget annat har avtalats), finns det möjlighet att nyttja den arbetsutrustning som finns på kontoret om det saknas utrustning vid distansarbete (dvs. arbete hemifrån). Detta gäller oavsett om kunden tillåter distansarbete i deras verksamhet då den primära arbetsplatsen är fortsatt kontoret.

Har man tillgång till och/eller får sitta på kontoret hela veckan, men själv väljer att inte göra det – åligger det inte People Experience som arbetsgivare eller kunden som arbetsledare att säkerställa ytterligare arbetsutrustning vid distansarbete. Detta eftersom du som konsult har tillgång till arbetsutrustning på kundens kontor. Du är välkommen att ställa frågor till din konsultchef hos People Experience vid funderingar kring detta.

PEOPLE EXPERIENCE POLICYS

Jämställdhet

People Experience ska i enlighet med jämställdhetslagen främja alla anställdas lika rätt i fråga om arbete, anställnings- och andra arbetsvillkor samt utvecklingsmöjligheter. People Experience ska tillsammans med arbetstagaren verka för att utjämna och förhindra skillnader i löner och andra anställningsvillkor som är att betrakta som lika eller likvärdigt samt främja lika möjligheter till löneutveckling för alla anställda.

Diskriminering

Likt alla arbetsgivare omfattas People Experience av Diskrimineringslagen. Det innebär att ingen anställd får diskriminera/diskrimineras på följande grunder:

Kön
Könsöverskridande identitet eller uttryck
Etnisk tillhörighet
Religion eller annan trosuppfattning
Funktionshinder
Sexuell läggning
Ålder

Det är viktigt att du iakttar lagens skrivelser och bemöter alla dina medmänniskor, oavsett om de är anställda hos People Experience eller hos kund, med respekt och ett gott bemötande. Du har också en skyldighet att rapportera till People Experience om du upplever att du blir diskriminerad/instrueras att diskriminera eller upplever att någon i din arbetsmiljö blir diskriminerad.

Kränkande särbehandling

People Experience accepterar inte att våra medarbetare utsätts för någon form av kränkande särbehandling vare sig inom organisationen eller ute på våra kunders arbetsplatser. People Experience ser detta som ett allvarligt hot mot medarbetarnas arbetsglädje, hälsa och möjlighet till utveckling och att detta påverkar verksamheten negativt. Med kränkande särbehandling avses att med ord eller handling förnedra någon eller några. Särbehandling innebär att man på något sätt bli behandlad annorlunda än andra på ett obegripligt och orättvist sätt och att riskera att hamna utanför arbetsplatsens gemenskap. Vid kränkande särbehandling eller misstanke om detsamma, uppmanas den uthyrde att kontakta sin konsultchef.

Sexuella trakasserier

Sexuella trakasserier accepteras inte på någon arbetsplats inom People Experience eller i någon arbetssituation såväl utanför den egna arbetsplatsen som hos kundföretaget. Målsättningen är att skapa förutsättningar för en arbetsmiljö som är fri från sexuella trakasserier. Om du själv känner att du blir eller om du misstänker att någon annan utsätts för sexuella trakasserier ska du omedelbart kontakta din konsultchef. Utgångspunkten vid misstanke om sexuella trakasserier:

Det är den utsatte som själv avgör om handlingen är ovälkommen.
Det är aldrig den trakasserade som orsakar trakasserierna.
Ett nej skall alltid respekteras som ett nej

Alkohol- och drogpolicy

People Experience har en tydlig policy avseende användande av alkohol och droger. Förtäring av alkohol är förbjudet under arbetstid, likaså är det förbjudet att komma synbart bakfull till kund. Om du kommer till kund synbart berusad eller bakfull så kommer du att bli hemskickad från kund och lön utgår ej för denna dag. People Experience kräver av sina medarbetare att helt avstå från all befattning med narkotika såväl på arbetstid som på fritid. Befattning med narkotika utgör brott enligt svensk lag och accepteras därför inte i någon form. Om du ser att någon person under arbetstid på din arbetsplats uppträder synbart påverkad av narkotika eller alkohol, skall du alltid kontakta din personalansvarige.

Våld eller hot om våld i arbetet

Inom People Experience skall alla visa respekt för varandras fysiska och psykiska integritet. People Experience accepterar inte att någon anställd utsätts för våld eller hot om våld i sin arbetsmiljö. Närmaste chef skall finnas behjälplig i både förebyggande syfte och vid situationer där misstanke om våld finns. Kontakta din konsultchef omedelbart om detta uppstår så att du eller den/de drabbade snabbt kan få hjälp och stöd.

Internetpolicy

Internet är ett arbetsverktyg och får för privat bruk användas bara i sådan omfattning att det inte inskränker på arbetet eller medför merkostnader för People Experience eller kunden. Samma etiska regler gäller för användning av Internet (gäller arbetsstationer, fasta och bärbara, handdatorer och mobiltelefoner) som i andra sammanhang i arbetslivet. Datorn är ett arbetsredskap som ägs av People Experience respektive uppdragsgivaren. Säkerhets-, kapacitets- och etiska motiv är utgångspunkten för nedanstående. Det är sålunda inte tillåtet att:

Via Internet förtala sin arbetsgivare såväl som uppdragsgivare eller avslöja företagets affärshemligheter. Detta gäller särskilt beträffande information som hänför sig till och uppkommer i samband med arbete på uppdrag.
Via Internet förolämpa, förtala eller på annat sätt orsaka problem för personer som kontaktas via detta media.
För privata syften besöka webbplatser med extrempolitiskt eller pornografiskt innehåll.
Delta i chattsidor, ladda ner filer utan koppling till arbetet från Internet, delta i kedjebrev, göra anmälan till mejlinglistor, vara med i diskussionsforum, detta om det inte görs för att informationen behövs i tjänsten.
Motverka till att virus sprids.
Försöka skada eller förstöra datorbaserad information.
Försöka få tillgång till nätverksresurser som man inte har behörighet till.
Använda Internet och e-post för privat bruk i sådan omfattning att det inkräktar på arbetet eller medför onödiga kostnader eller orsakar kapacitetsproblem.

Anställning inhouse medarbetare

Denna bilaga har till syfte att tydliggöra det som gäller för inhouse medarbetare hos People Experience, eftersom det kan förekomma vissa skillnader till anställning som konsult. Nedan beskrivs endast delarna som kan vara en skillnad. Resterande information finns i personalhandboken i sin helhet.

Anställningsavtal och anställningsform

I samband med anställningen på People Experience upprättas ett anställningsavtal. Avtalet utfärdas i två exemplar: ett till medarbetare och ett till bolaget. I anställningsavtalet anges anställningsvillkoren. Medarbetare inom People Experience lyder under någon av följande anställningsformer: provanställd eller tillsvidareanställd. Inhouse medarbetare kan även bli uthyrda till kunder under en viss tid enligt överenskommelse med närmsta chef på People Experience.

Konkurrerande anställning för tillsvidareanställda medarbetare på People Experience

Medarbetare får inte under sin anställning och efter anställningens upphörande* från vare sig själv eller i egenskap av ägare, delägare, styrelseledamot, rådgivare eller anställd i annat bolag, varken direkt eller indirekt bedriva med People Experience, eller med dess närstående bolag, konkurrerande verksamhet. Medarbetaren får inte heller använda de kunskaper och de kontakter som erhållits genom anställningen till att bygga upp eller främja konkurrerande verksamhet.

Vidare får inte medarbetaren, varken personligen eller genom någon annan, ha affärsmässiga kontakter med någon person eller bolag som under de sista tolv månaderna före anställningens upphörande är eller har varit leverantör till, eller som aktivt bearbetats av People Experience, eller dess närstående bolag. Efter förfrågan från medarbetaren kan dock People Experience, genom skriftlig bekräftelse i enskilda fall befria medarbetaren från detta åtagande.

Medarbetaren får inte heller, varken personligen eller genom någon annan, försöka anställa någon som är anställd på People Experience, eller dess närstående bolag eller utnyttja deras tjänster på annat sätt än genom People Experience. Efter förfrågan från medarbetaren kan dock People Experience, genom skriftlig bekräftelse i enskilda fall befria medarbetaren från detta åtagande.

*Hur lång tid efter anställningens upphörande beror på medarbetarens arbetsuppgifter, tillgång till känsliga företagsuppgifter, ansvarsområde och ställning mm. och regleras i respektive medarbetares anställningsavtal.

Arbetsplats

Den primära arbetsplatsen på People Experience är vårt kontor i Stockholm. Arbete utanför kontoret, exempelvis hemifrån tillåts också.

Arbetstid

Normal arbetstid på People Experience är 40 timmar i veckan. Hur du som medarbetare lägger upp sin dag är upp till dig själv, så länge det funkar med kunden, pågående arbetsuppgifter och med övriga teamet.

Helgdagar

Avvikande arbetstid vid högtider och röda dagar specificeras i nedan lista. Halvdagar/klämdagar tillämpas ej.

Nyårsdagen

Trettondag jul

Långfredag

Annandag påsk

Första maj

Kristi Himmelsfärd dag

Sveriges Nationaldag 6 juni

Midsommarafton

Julafton

Juldagen

Annandag Jul

Nyårsafton

Arbetsfri

Nyårsdagen – Arbetsfri

Trettondag jul – Arbetsfri

Långfredag – Arbetsfri

Annandag påsk – Arbetsfri

Första maj – Arbetsfri

Kristi Himmelsfärd dag – Arbetsfri

Sveriges Nationaldag 6 juni – Arbetsfri

Midsommarafton – Arbetsfri

Julafton – Arbetsfri

Juldagen – Arbetsfri

Annandag Jul – Arbetsfri

Nyårsafton – Arbetsfri

Frånvarohantering vid semester

Medarbetaren förväntas att informera berörda kollegor att hon/han ska vara ledig minst två (2) veckor innan första semesterdag, samt säkra en eventuell överlämning av arbetsuppgifter under semestertiden. Medarbetaren ansvarar även för att ställa in autoreply i sin mail med relevant information om sin frånvaro samt markera sin semester i den digitala kalendern.

Semesteruttag

Alla medarbetare har rätt att få ut en sammanhängande semester om minst fyra veckor under sommaren. Semestern godkänns av närmsta chef som måste ge medarbetaren besked senast två månader innan medarbetaren ska påbörja sin sommarsemester. Medarbetaren kan inte ensidigt avbryta eller ändra sin semester utan tillåtelse från närmsta chef.

Kostnadsmedvetenhet

Alla typer av utgifter, oavsett om det gäller inköp till exempelvis kontoret eller utgifter i form av exempelvis representation, ska hanteras med måttfullhet och kostnadsmedvetenhet. Det innebär att samtliga medarbetare ansvarar för att hela tiden tänka efter före och:

Sätta varje utgift i relation till nyttan.
Alltid sträva efter att utgiften genomförs till lägsta möjliga kostnad.
Ta fram ett eller flera jämförelsealternativ innan köpet görs.
Optimera värdet av befintliga resurser och tillgångar innan nya produkter/tjänster köps in.

Betalkort

Betalkort kan vid behov utfärdas till anställda som har utlägg i tjänsten. På People Experience finns det två typer av betalkort:

Företagskort (faktureras direkt till People Experience): Används till företagsgemensamma inköp, personalevents, inköp till kontoret och onlineköp av mjukvara/utskick/hosting/kampanjer osv.
Egna kreditkort som används i tjänsten (t ex vid tjänsteresor) och fås tillbaka genom utlägg: Används på samma sätt som ovan men med privat kreditkort (anställda får välja själva att ta ett företagskort eller använda ett privat). För samtliga kort som inte har ett personligt betalningsansvar utan dras via autogiro från företagskontot, kan kortinnehavaren dock bli betalningsansvarig om kvitto till inköp ej lämnas in.

Företagskort får enbart användas i tjänsten. Inköp för privat bruk är inte tillåtet. Vid missbruk av betalkort skall kortet omedelbart återkallas och avslutas hos kortföretaget. I samband med att kortinnehavaren slutar sin anställning eller får ändrade arbetsuppgifter som inte motiverar kortinnehav skall kortet avslutas hos kortföretaget. Det är kortinnehavarens ansvar att anmäla detta till ekonomiavdelningen på People Experience. Setly hanterar administrationen avseende betalkort. Vid förlust av kort beställer företaget nytt och debiterar medarbetaren kostnaden som löneavdrag.

Representation

Representation avser sedvanlig gästfrihet i form av värdskap som har ett direkt samband med ett företags verksamhet. All representation ska vara kostnadsmedveten, dvs. all representation ska ske med måtta och att kostnaderna ska hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Vad som ska betraktas som rimliga och därmed godtagbara och maximalt tillåtna representationskostnader beslutas av närmsta chef.

Representationskostnad kan vara kostnad för till exempel mat, dryck, hotellrum, resor, underhållning, biljetter, gåvor till gäster, intern uppvaktning och liknande. För att representation skall vara skattemässigt avdragsgill ska det finnas ett direkt samband mellan verksamheten och representationen. Kravet gäller både tidpunkten och platsen samt de personer mot vilka representationen riktar sig. Representation kan vara riktad utåt mot externa intressenter (extern representation,) eller inåt mot medarbetarna (intern representation).

Extern representation ska vara stämmas av i förväg av ansvarig chef för att säkerställa att den anses främja verksamheten. Måltider vid intern representation, till exempel interna möten, konferenser eller dylikt är normalt skattepliktiga, men kan vara skattefria under förutsättning att sammankomsterna är tillfälliga och kortvariga. Det krävs också att måltidsarrangemangen är gemensamma.

Vidare ska försiktighet iakttas beträffande ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer då detta inte räknas som representation och därmed inte kan anses vara skattemässigt avdragsgillt och den enskilde mottagaren kan komma att förmånsbeskattas.

Resor i tjänsten

Resor i tjänsten skall planeras så att de passar både medarbetaren och det aktuella syftet. Resor ska planeras så att det ekonomiskt mest fördelaktiga alternativet kan erbjudas. Respektive medarbetare är i huvudsak ansvarig för denna planering. Längre resor i tjänsten, till kund på annan ort, bokas och betalas i regel av medarbetaren själv. Beslut om resor samt kostnader kopplade till resor i tjänst beslutas av respektive avdelningschef förutsatt att resan inte överstiger 4 övernattningar och/eller 20 000 kr i omkostnader totalt.

Resor mellan kund och kontor och mellan kunder är att betrakta som tjänsteresor. Resor mellan hemmet och kund/kontor är ej att betrakta som tjänsteresor. Resor till och från kund/arbetsplats inom placeringsorten ombesörjs av medarbetaren själv.

Arbetsredskap

Generellt tillhandahåller People Experience sådan utrustning och redskap som är väsentlig för utförandet av medarbetarens arbetsuppgifter.

Telefoner & Headset

Mobiltelefoner köps in av People Experience vid behov. Telefonerna är arbetsredskap och ska användas som en sådan. Medarbetaren ansvarar för att ett personligt meddelande finns på tillhörande mobilsvar. People Experience tillhandahåller även headset för nyttjande i arbetet.

Datorer

Alla medarbetare ska ha tillgång till en dator för sitt arbete. Dator, mjukvara och tillbehör beställs efter godkännande av närmaste chef. Beroende på arbetsuppgifter anpassas hård- och mjukvara på datorn till tjänsten.

Nätverk

Datorresurser, datornät, kringutrustning och konton ägs och drivs av People Experience för användning i verksamheten. All annan verksamhet är enbart tillåten när den ordinarie användningen inte störs och när den inte står i strid med People Experience övriga föreskrifter eller gällande lagstiftning.

Sommar- & Julavslutning

People Experience bjuder årligen in till sommarfest/sommaravslutning samt till julmiddag som en trevlig avslutning på årets två säsonger.